Etudes de cas / Hapy ServicesComment Hapy Services a transforme son equipe commerciale grace a l'intelligence artificielleL'histoire de Clement Gutierres, le PDG qui a libere son equipe du goulot d'etranglement des ventes grace a Antoine, son assistant IA.Le défiLe déclicPourquoi Swiftask ?No code La solutionRésultatsStratégie IA globaleExplosion de la demandeConseils d'expertConclusionPartagerUn PDG débordé, une équipe au point mortClément Gutierres dirige Hâpy Services, une entreprise spécialisée dans la connexion et la sécurisation d'équipements distants pour ses clients, via les réseaux cellulaires et satellitaires. Basée à La Roche-sur-Yon et forte d'une équipe de 10 personnes, l'entreprise évolue dans un secteur hautement technique où chaque référence produit, chaque prix et chaque spécification comptent.Après 20 ans passés au sein d'une entreprise informatique industrielle vendéenne, où il a ouvert des filiales en Espagne et en Italie, Clément a décidé il y a quatre ans de franchir une nouvelle étape dans le domaine des services. Il a cofondé Hâpy Services afin d'offrir à ses clients un accompagnement renforcé en matière de solutions de communication.Mais très vite, Clément s'est retrouvé confronté à un problème qui menaçait la croissance de son entreprise : il était devenu le goulot d'étranglement de son équipe commerciale.« Je n'étais pas convaincu par l'intelligence artificielle. Je recherchais activement une solution à un problème bien réel. »Clément GutierresPDG | Hâpy ServicesLe problèmeToutes les informations commerciales essentielles étaient centralisées chez lui : listes de prix des cartes SIM internationales, tarifs par pays, spécifications techniques des solutions de connectivité… Son équipe commerciale dépendait entièrement de lui pour répondre aux clients. Lorsque Clément était en réunion, en déplacement pour un salon comme le SIDO à Lyon, ou simplement occupé par un projet stratégique, toute l’équipe commerciale ralentissait son activité.« Notre équipe commerciale avait besoin d'être renforcée. Les questions qui m'étaient posées dépendaient de ma disponibilité. Cela a créé un goulot d'étranglement », explique Clément.Cette situation était intenable. Chaque question sans réponse risquait de frustrer un client. Chaque retard de réponse représentait une opportunité de vente perdue. Pour une entreprise en pleine croissance travaillant avec des équipements distants à l'échelle mondiale, ce goulot d'étranglement structurel est rapidement devenu critique.Une approche novatrice : commencer par les tâches, et non par la technologieFace à ce défi, Clément a adopté une approche non conventionnelle. Contrairement à de nombreux entrepreneurs fascinés par la vague de l'IA, il ne cherchait pas à « faire de l'IA » pour le simple plaisir de le faire.« C’est une tendance que nous avions tous anticipée. En équipe, nous nous sommes demandé comment l’exploiter pour mieux servir nos clients », explique-t-il. « Après quelques recherches, nous avons constaté une application évidente : réduire nos tâches répétitives et limiter celles qui mettaient peu à profit notre expertise. »« Au début, nous n'avons pas parlé d'IA, mais de cas d'utilisation. Les membres de l'équipe ont partagé leurs problèmes. L'idée était de leur dire qu'ils n'auraient plus à effectuer ces tâches. Naturellement, l'idée a été bien accueillie, car elle était bénéfique pour chaque membre de l'équipe. »Clément GutierresPDG | Hâpy ServicesRéflexion intérieure sans parler d'IAClément a lancé une réflexion interne sans même mentionner l'IA au départ. Il a demandé à chaque membre de l'équipe, dans son rôle respectif, d'identifier les tâches qu'il souhaitait ne plus effectuer, ou du moins celles qui étaient trop chronophages et qu'il désirait réduire.Identifier les tâches chronophages« Chaque personne nous a indiqué les trois tâches les plus chronophages et qui nécessitaient le moins son expertise. À partir de ces informations, nous avons établi la liste des agents prioritaires à former. »Une approche pragmatique et participativeAu lieu d'imposer une technologie verticale, l'équipe a identifié ses propres difficultés. Les membres de l'équipe n'ont pas subi le changement passivement ; ils ont contribué à définir ce qui leur serait réellement utile.Découvrez Swiftask : l’outil idéal au moment opportunPour donner vie à cette vision, Clément a testé plusieurs solutions d'intelligence artificielle : ChatGPT, Claude, et même une preuve de concept utilisant un modèle open-source avec Llama en interne.Mais c’est Swiftask qui a fait toute la différence. « Quand j’ai découvert Swiftask, je me suis dit : allons-y ! », se souvient Clément.Pourquoi ce choix ?Accès à tous les modèles d'IA« Chez Swiftask, nous avons accès à tous les modèles publics via des API. Selon les agents et les avantages recherchés, nous pouvons choisir Claude, ChatGPT ou divers autres modèles. Le choix est vaste. »Souveraineté et sécurité des données« Nous souhaitions préserver la confidentialité d'une partie de nos données et ne pas nécessairement les intégrer aux modèles publics de grands fournisseurs comme ChatGPT ou Anthropic. La possibilité de choisir des modèles semi-souverains était intéressante. »Facilité d'utilisation sans programmation« C'est vraiment orienté business. On peut même le faire à la voix. On peut dicter. Pas besoin de coder. »Un modèle d'entreprise cohérent« Tout cela pour seulement 15 euros par abonnement, au même endroit et avec la même logique. C’est surtout la facilité d’utilisation, ainsi que la possibilité d’avoir des modèles privés, qui ont fait la différence. »Antoine, le nouveau collegue virtuelAvec Swiftask selectionne, Clement et son equipe ont cree leur premier agent : Antoine, l'expert en vente.« Aujourd'hui, chez Hapy Services, nous sommes dix humains et nous sommes assistes par douze agents », annonce fierement Clement.Qui est Antoine ?Antoine est un expert en vente. Son role est d'apporter un soutien aux equipes commerciales de Hapy Services, explique Clement.Contrairement a un chatbot destine aux clients et interagissant directement avec les prospects, Antoine est un assistant interne.« Mon objectif est que nos clients n'aient pas affaire a une IA. Chacun doit prendre des decisions en fonction de son role. Dans notre cas, nous avons decide que notre valeur ajoutee reside en nous-memes. Les clients n'ont affaire qu'a nous. L'idee etait toutefois de renforcer les competences de chaque membre de l'equipe. »Comment Antoine a-t-il ete cree ?La methode est remarquablement simple et efficace. En resume, cet agent et ses bases de donnees ont ete concus a partir des questions que me posait l'equipe commerciale. Nous l'avons alimente avec toutes les connaissances commerciales de l'entreprise : presentations commerciales, presentations semi-techniques et listes de prix.Mais le vrai travail a commence ensuite : la formation.Une fois tout charge, nous avons pose de nombreuses questions a Antoine. Puis nous l'avons entraine a repondre de mieux en mieux. Je m'en suis personnellement occupe. Pendant deux mois, j'ai pose a l'agent toutes les questions que l'equipe me posait. J'observais ses reponses et, si elles differaient des miennes, je les corrigeais : « Non, tu te trompes. »Le cerveau d'AntoineDans Swiftask, chaque agent possede un « cerveau » : ses instructions, ses competences et ses donnees.InstructionsIls definissent son role : nous lui disons qui il est. Exactement comme si vous disiez a quelqu'un : « Votre role ici est de faire ceci et cela. » Nous lui attribuons son role et les fonctions attendues.CompetencesIls definissent ce qu'Antoine peut faire :✓Effectuer une recherche sur Internet✓Creer des fichiers Excel✓Prendre en compte tous les commentaires pour ameliorer les reponses futuresDonneesIls constituent sa base de connaissances : contenu du site web, transcriptions de webinaires, listes de prix, tarification des SMS, matrices d'aide a la decision basees sur les solutions, scenarios clients, guides de configuration, argumentaires de vente...Des résultats concrets et mesurables«C'est un véritable tournant.»Clément GutierresPDG | Hâpy ServicesRéactivité nettement accrue« L’impact se traduit par une réactivité bien supérieure. Auparavant, ces questions m’étaient adressées et dépendaient de ma disponibilité. Désormais, le goulot d’étranglement a disparu, ou du moins a été considérablement réduit. »Plus grande autonomie d'équipe« Pour la plupart de leurs questions, ils ont maintenant les réponses directement sur place. Ils ne font appel à moi que pour des cas très spécifiques. C'est un avantage pour eux car cela leur évite d'attendre. Ils sont plus réactifs et plus autonomes. »Apprentissage continu« D’une certaine manière, ils apprennent aussi par l’intermédiaire d’Antoine, car une question n’est généralement posée qu’une seule fois. Du coup, avec le temps, ils l’utilisent de moins en moins. »Un processus d'intégration révolutionnaire« Dès qu'un nouveau membre rejoint l'équipe, il bénéficie d'un soutien immédiat et devient très rapidement autonome. Malgré un processus de formation complet, dès le premier jour, la personne est capable de gérer un courriel en posant simplement une question. »Libérer du temps pour le PDG« Cela m’a libéré du temps. Je peux me concentrer sur les clients, le développement stratégique et les partenariats, au lieu de passer mes journées à répondre à des questions sur les prix. »Une équipe renforcée sans embauche« Renforcer une équipe de vente signifie augmenter sa capacité avec un agent supplémentaire. C'est comme avoir un vendeur de plus aux côtés de l'agent, sans passer par un processus de recrutement. »Une vitesse de création stupéfiante« Créer un agent, s'il n'est pas complexe en termes de fonctionnalités, prend 5 à 10 minutes. On peut expérimenter très rapidement, ce qui laisse également place aux essais et erreurs. »Conseils d'un pionnierFort de cette expérience réussie, Clément partage ses recommandations à l'intention des autres dirigeants qui envisagent cette voie.Ne parlez pas d'IA« Le conseil que je donnerais pour débuter en IA, c’est de ne pas parler d’IA. Concentrez-vous plutôt sur les tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée. Et commencez par en faire une liste. »Créez rapidement un premier agent« À partir de cette observation, créez un premier agent, puis un second, en utilisant Swiftask, et voyez comme c'est simple, une fois que vous savez ce que vous voulez implémenter. »Impliquez les équipes dès le début.En demandant à chaque membre de l'équipe de lister ses tâches les plus fastidieuses, Clément a transformé un projet technologique en un projet centré sur l'humain. Les membres de l'équipe ne résistent pas au changement : ils en deviennent les moteurs.Prioriser la souveraineté des données« Nous souhaitions préserver la confidentialité d'une partie de nos données. La souveraineté et la sécurité des données sont importantes pour les entreprises. »Choisissez un outil qui permette l'expérimentation.« Cela laisse place à l’expérimentation. On peut tester très rapidement. La facilité de création et de modification des agents permet d’apprendre par la pratique, sans risque majeur. »Une vision claire de l'IA dans le monde des affairesCe qui rend l'histoire de Hâpy Services particulièrement inspirante, c'est la vision claire et équilibrée de l'intelligence artificielle de Clément.« J’ai un seul objectif : que nos clients ne se préoccupent pas de l’IA », affirme-t-il. « Chacun doit prendre des décisions en fonction de son rôle. Dans notre cas, nous avons décidé que notre valeur ajoutée, c’est nous-mêmes. »Cette position est remarquable. Alors que de nombreuses entreprises se précipitent pour déployer des chatbots destinés aux clients, Clément a choisi l'inverse : l'IA renforce ses équipes internes, mais les interactions avec les clients restent humaines.“Ce n'est pas qu'une entreprise ne puisse pas fonctionner sans IA, mais grâce à l'IA, certaines tâches peuvent être effectuées beaucoup plus rapidement.”Clément GutierresPDG | Hâpy Services« Les clients traitent exclusivement avec nous. L’idée était toutefois de renforcer l’expertise de chaque membre de l’équipe. »Cette conception de l'IA comme outil d'amélioration plutôt que de remplacement est la clé du succès. Les membres de l'équipe ne perçoivent pas Antoine comme une menace, mais comme un collègue qui les aide à être plus performants.Ce qu'il faut retenirL'histoire de Hâpy Services montre qu'intégrer l'intelligence artificielle en entreprise n'a rien de mystérieux ni de compliqué. Il ne s'agit pas de révolutionner tous les processus du jour au lendemain ni de devenir une entreprise « 100 % IA ».Il s'agit de :L'équipe commerciale est plus autonome, efficace et réactive. Les nouvelles recrues sont opérationnelles dès le premier jour. Clément peut ainsi se concentrer sur le développement commercial stratégique au lieu de répondre aux questions de tarification.Et tout cela est réalisé sans embaucher une seule personne supplémentaire, avec un investissement de seulement 15 euros par utilisateur et par mois, tout en conservant un contrôle total sur les données de vente sensibles.Antoine, l'expert en vente virtuelle, ne remplace personne. Il développe les compétences de chacun. C'est peut-être là la véritable promesse de l'intelligence artificielle en entreprise : non pas remplacer les humains, mais les libérer des tâches répétitives pour qu'ils puissent se concentrer sur l'essentiel : la relation client, l'expertise professionnelle et la créativité.« Nous n'avons pas parlé d'IA, nous avons parlé de cas d'utilisation. »Clément GutierresPDG | Hâpy Services« Nous n'avons pas parlé d'IA, nous avons parlé de cas d'utilisation. »Le problème en chiffres15 minutespar message pour la qualification manuelle10 messagesreçus chaque semaine+ de 2 heuresperdues par semaine sur des tâches répétitivesRisque élevéde manquer des opportunités commercialesIndustrieCabinet conseil Data/BI/Big Data/IA/MDM fondé 2010Taille250 employésLocalisation10 agences France(Nantes HQ, Paris, Lille, Brest, Bordeaux, Toulouse, Montpellier, Lyon, Rennes, AngersUtilise Swiftask depuis8 mois Prêt à transformer votre agence ?Découvrez comment Swiftaskpeut multiplier la productivité de votre équipeDémarrer mon essai GRATUIT maintenant !